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Mit der Sage 100 Version 9.0.8 bringt Sage eine Vielzahl an spannenden Neuerungen in den Bereichen Warenwirtschaft, Rechnungswesen und System auf den Markt. Insbesondere die erweiterten Möglichkeiten zur Verwaltung und zum Versand von E-Rechnungen im ZUGFeRD- und XRechnung-Format, die Integration von Zahlungsverkehr im ISO 20022-Format und der neue Datenexport für die Deutsche Rentenversicherung zeigen, dass Sage auf die aktuellen Anforderungen von Unternehmen reagiert. In diesem Beitrag stellen wir Ihnen alle Details zu diesen und weiteren Funktionen der neuen Version vor und geben Ihnen einen Überblick darüber, wie Sie von den Optimierungen profitieren können.
In der Warenwirtschaft wurden bezüglich der elektronischen Rechnung wichtige Änderungen und Erweiterungen implementiert.
Es gelten folgende Voraussetzungen zum Erstellen einer elektronischen Rechnung:
Mandantendaten: In den Mandanteneinstellungen bitte die UST-ID und in der Mandantenadresse die Mailadresse des Mandanten hinterlegen.
Im Hausbankenstamm mindestens eine Bank mit valider IBAN anlegen und für die elektronische Rechnung freigeben (siehe unten).
Im Kundenstamm entsprechende Kunden mit einer E-Mailadresse, der Telefonnummer, einem Kennzeichen für die elektronische Rechnung und den Übertragungsweg, sowie bei XRechnung mit einer validen Leitweg-ID versehen (siehe unten).
Bei Lastschrifteinzug eine entsprechende Bankverbindung und evtl. ein Sepa-Mandat hinterlegen.
Was wird unterstützt?
Momentan können elektronische Rechnungen im Format ZUGFeRD 2.1.1 (Profil EN16931) und XRechnung erzeugt werden. ZUGFeRD 1.0 wird zwar für einen bereits bestehenden Austausch von elektronischen Rechnungen weiterhin angeboten, wird aber für die Umstellung der Kunden auf elektronische Rechnung nicht empfohlen, da es nicht den Vorgaben der europäischen Norm EN16931 entspricht.
Elektronische Rechnungen erzeugen
Beim Drucken von Rechnungen (alle Rechnungs-Belegarten) werden die Originale bei E-Rechnungs-Kunden nun grundsätzlich gesondert behandelt, d.h. sie werden nicht gemäß dem im Druckprozess definierten Drucker oder der in der Belegartenzuordnung definierten Einstellung “Original per E-Mail” behandelt, sondern je nach Kunden-Einstellung per E-Mail versendet oder als Datei exportiert (dies gilt nicht für andere Belegarten und auch nicht für Nicht-Originale (Kopien) von Rechnungs-Belegarten).
Hinweis
Im Infodruck werden grundsätzlich keine E-Rechnungen erzeugt bzw. im DMS abgelegt. Anwender können bei Bedarf einen zusätzlichen Ausdruck der Rechnung für den Kunden erzeugen.
Neues Feld “Ausgabe E-Rechnung”
Zusätzlich zum E-Mail-Versand von E-Rechnungen ist der Datei-Export von E-Rechnungen über eine Kunden-Einstellung möglich.
Im Adressen-/Kundendialog kann pro Kunde im Feld “E-Rechnung” festgelegt werden, ob keine E-Rechnung (Nicht verwenden), eine Rechnung im Format “XRechnung” oder eine Rechnung im Format “ZUGFeRD 2.1.1” ausgegeben werden soll. Für das Format “XRechnung” kann im neuen Feld “Ausgabe E-Rechnung” festgelegt werden, ob die Rechnung als XML-Datei gemailt werden soll, ob sie als XML-Datei mit einer zusätzlichen PDF-Datei gemailt werden soll, ob sie als XML-Datei gespeichert werden soll oder ob XML- und PDF-Dateien gespeichert werden sollen. Für das Format “ZUGFeRD” kann dort festgelegt werden, ob die Rechnung gemailt werden soll oder ob die PDF-Datei gespeichert werden soll (bei “ZUGFeRD” ist in der PDF-Datei eine entsprechende XML-Datei enthalten).
Für den Datei-Export von E-Rechnungen muss unter <Grundlagen / Benutzer Einstellungen> im Register “Applikation” für die Formate “XRechnung” bzw. “ZUGFeRD” jeweils ein Dateiverzeichnis voreingestellt werden. Sollte dort eine Datei zum zweiten Mal mit gleichem Namen gespeichert werden, wird analog zum Windows-Explorer eine entsprechende Nummer angehängt, um keine Dateien zu überschreiben.
Beim Update der Kundendaten wird für Kunden mit Einstellung “XRechnung” automatisch das Ausgabeformat “als XML-Datei speichern” eingestellt. Für Kunden mit Einstellung “ZUGFeRD” wird automatisch “per E-Mail eingestellt”.
Entsprechend der Kunden-Einstellung stehen in der Vorschau folgende Funktionen zur Verfügung:
Format “XRechnung”:
Durch die Schaltflächen “Drucken” und “Per E-Mail versenden” wird die E-Rechnung entsprechend der Kunden-Einstellung gemailt oder gespeichert. Bei aktiviertem DMS werden die entsprechenden Dateien (XML-Datei und ggf. PDF-Datei) im DMS archiviert. Die Rechnung erhält dadurch ein Druckkennzeichen.
Die Schaltflächen “Drucken mit Druckerauswahl”, “PDF anzeigen”, “Speichern Adobe PDF-Datei” und für das Speichern in anderen Dateiformaten sind gesperrt, da sie keine E-Rechnungen erzeugen.
Die Schaltfläche “Speichern – XRechnung-XML-Datei” dient zum Speichern der XML-Datei an beliebige Stelle. Bei aktiviertem DMS wird die Datei im DMS abgelegt. Die Rechnung erhält dadurch ein Druckkennzeichen.
Format “ZUGFeRD”:
Durch die Schaltflächen “Drucken” und “Per E-Mail versenden” wird die E-Rechnung entsprechend der Kunden-Einstellung gemailt oder gespeichert. Bei aktiviertem DMS wird die PDF-Datei im DMS archiviert. Die Rechnung erhält dadurch ein Druckkennzeichen.
Die Schaltflächen “Drucken mit Druckerauswahl”, “PDF anzeigen”, “Speichern Adobe PDF-Datei” und für das Speichern in anderen Dateiformaten sind gesperrt, da sie keine E-Rechnungen erzeugen.
Der Stapeldruck unterstützt den Versand/Export von E-Rechnungen. Er verhält sich analog zum Einzeldruck ohne Vorschau.
Schnelländerung Kunden
Das Feld “Ausgabe E-Rechnung” kann auch über die Schnelländerung für beliebig viele Kunden in einem Schritt angepasst werden.
Hausbanken, Auswahl E-Rechnung
Die Auswahl der Hausbank(en), die für die elektronische Rechnung verwendet werden soll(en) wurde vom Überweisungsträger entkoppelt und bietet jetzt flexiblere Optionen an. Im Hausbankenstamm kann festgelegt werden, welche der Hausbanken für die elektronische Rechnung in Frage kommen.
Zusätzlich kann die Auswahl im Kundenstamm auf eine spezielle Bank für den jeweiligen Kunden eingeschränkt werden.
Hinweis
Bitte beachten Sie, dass mindestens eine Hausbank für die elektronische Rechnung zugelassen sein muss, sonst wird das Erstellen der elektronischen Rechnung abgelehnt. Die bisher im Überweisungsträger ausgewählten Hausbanken für die elektronische Rechnung werden automatisch im Hausbankenstamm als solche gekennzeichnet.
Kunden ID
Im Kunden- /Adressenstamm kann zusätzlich eine Kunden ID hinterlegt werden. Wenn diese eingetragen ist, wird diese in der elektronischen Rechnung für eine weitere Kennung des Kunden verwendet. Einige Rechnungsempfänger benötigen diese ID, um die Rechnung besser zuordnen zu können.
Was wird (noch) nicht unterstützt?
Dieser Rechnungstyp ist momentan nicht als elektronische Rechnung abbildbar. Das Bundesfinanzministerium empfiehlt die Projektschlussrechnung als letzte Teilrechnung auszugeben.
Momentan können noch keine Anhänge im XML angefügt werden.
Das Erzeugen von rechnungsersetzenden Gutschriften im Einkaufsbereich als elektronische Rechnungen wird momentan noch nicht unterstützt.
Mit dieser Version wird die Möglichkeit geschaffen E-Rechnungen, die Sie von Ihren Lieferanten empfangen in die Anwendung einzulesen.
Was wird unterstützt?
Hinweis
Bitte beachten sie, dass der Import als Erfassungshilfe dient und die zu importierenden Daten immer zu prüfen sind, bevor Belege oder Buchungen erzeugt werden.
E-Rechnungen importieren
Auswahl der Rechnung
Mit Klick auf die Schaltfläche “E-Rechnung importieren” öffnet sich der Importdialog zur Auswahl einer PDF (ZUGFeRD) oder XML-Datei (XRechnung). Beim Import wird im Falle des ZUGFeRD PDFs, das darin enthaltene XML extrahiert. Es findet eine formale Prüfung gegen das verwendete Schema statt. Inkorrekt formatierte XML-Dateien werden abgelehnt.
Anzeige der zu importierenden Daten
Die importierten Daten werden in verschiedenen Registern angezeigt. Bitte beachten Sie, dass mit dem Import noch nicht automatisch ein Beleg oder eine Buchung erzeugt wird. Die Daten werden zunächst angezeigt, können evtl. ergänzt und nach eingehender Prüfung kann eine Beleggenerierung oder eine Buchung angestoßen werden. Wir empfehlen eine parallele Ansicht der Rechnung z.B. bei ZUGFeRD als PDF zum leichteren Abgleich. Zur Vorschau reiner XML-Dateien kann z.B. der Quba-Viewer (https://quba-viewer.org/) oder eine Online-Viewer (https://www.e-rechnung.bayern.de/app/#upload) genutzt werden.
Adressdaten
Im Bereich der Adressdaten werden alle aus dem XML ausgelesenen Adressdaten angezeigt, gegliedert nach den Lieferantendaten, dem Rechnungsempfänger und einer evtl. abweichenden Lieferadresse.
Der Import prüft, ob der im XML angegebene Lieferant bereits im Lieferantenstamm der Sage 100 vorhanden ist. Dazu werden folgende Kriterien verwendet:
Umsatzsteuer-ID Nummer
Eigene Lieferantennummer
Falls kein Lieferant gefunden wurde, muss aus dem Lieferantenstamm ausgewählt werden.
Vorgangsdaten
Die Vorgangsdaten gliedern sich in die Bereiche der Vorgangsinformationen wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Lieferdatum, Rechnungsbeträge etc., sowie Steueraufteilungen und Rabatt- und Zuschlagsinformationen auf Vorgangsebene.
Falls im XML ein Bezug zu einer Bestellung enthalten ist, kann daraus direkt ein Beleg oder ein Vorgang aus der Sage 100 zugeordnet werden. Ist die Bestellnummer im XML richtig enthalten, geschieht dies automatisch. Andernfalls kann eine manuelle Zuordnung erfolgen.
Legen Sie fest, was der Zielbeleg ist. Bitte beachten, dass bei Rechnungen ohne Beleg/Vorgangsbezug nur Direkt/Sofortrechnungen möglich sind.
Anzeige Steuer, Zuschläge, Abschläge
Im unteren Bereich werden evtl. im XML enthaltene Steueraufteilungen nach Betrag und Steuerbetrag angezeigt.
Es werden Zuschläge oder Abschläge, die sich auf die gesamte Rechnung beziehen, angezeigt. Bitte beachten, dass evtl. Rabatte als Abschläge angezeigt werden. Für die Zu/Abschläge müssen vor der Belegerzeugung entsprechende Zuschlagsarten zugeordnet werden.
Zahlungsdetails
Das Register Zahlungsdetails zeigt die aus dem XML ausgelesenen Zahlungsinformationen an. Bitte beachten, dass bei Belegerzeugung evtl. Skontobedingungen aus dem Lieferantenstamm übernommen werden.
Positionen
Im Register Positionen werden alle im XML enthaltenen einzelnen Positionen der Rechnung angezeigt mit Information zur Artikelposition, evtl. Zusatztexte, Mengen, Maßeinheiten, Einzel- und Gesamtpreis, Steuerberechnung und evtl. Rabatte.
Mit dem Import werden die Artikelpositionen aus dem strukturierten Datensatz übernommen. Es wird u.a. nach Lieferantenbeziehungen gesucht oder die Artikel aus evtl. vorhandenen Vorgängerbelegen übernommen. Falls kein Artikel gefunden wird, muss aus dem Artikelstamm manuell ausgewählt werden.
Das XML erlaubt für eine Position mehrere Steuersätze bzw. mehrere Rabatte zu vergeben. Sollte dies der Fall sein, wird für die entsprechende Position die Detail-Schaltfläche aktiv, über die alle Details angezeigt werden können.
Hinweis
Die Positionsrabattdarstellung kann in den XML Dateien sehr unterschiedlich erfolgen. Momentan werden Positionsrabatte nur auf den Einzelpreis eingelesen und es wird immer der Nettoeinzelpreis als Kalkulationsgrundlage verwendet.
Beleg erzeugen
Neuer Beleg
Hat die Rechnung keinen Bezug zu einem Vorgang/Beleg, wird die Option “Neuer Beleg” für die Belegerzeugung verwendet. Es sind nur Initialbelege wie Sofortrechnung oder Direktrechnung als Zielbelege auswählbar.
Belegübernahme
Enthält die Rechnung eine Bestellnummer oder bezieht sich die Rechnung auf einen Vorgängerbeleg, kann eine Belegübernahme erfolgen. Dazu wählen Sie im Bereich der Vorgangsdaten einen Vorgängerbeleg aus.
Vorgangsübernahme
Ähnliches gilt für die Vorgangsübernahme. Eine Vorgangsübernahme erfolgt, wenn im Bereich Vorgangsdaten unter Vorgang eine Auswahl getroffen wird.
Mögliche Abweichungen zwischen elektronischer Rechnung und Sage 100 Einkaufsbeleg
Rundungsdifferenzen
Steuersatz der in der Rechnung enthaltenen Artikel stimmt nicht mit dem im Artikelstamm hinterlegten Steuersatz überein
Rabatte sind nicht vollständig berücksichtigt
Zu/Abschläge sind nicht richtig zugeordnet (inkl. der zugehörigen Steuersätze)
Weitere Funktionen
Quelldatei anzeigen
Über diese Funktion können Sie die importierte Quelldatei anzeigen. Die Datei wird mit dem entsprechend verknüpften Programm geöffnet. Besonders bei ZUGFeRD Rechnungen kann darüber der visuelle Teil der Rechnung (PDF) zur Kontrolle angezeigt werden.
Löschen
Löscht eine eingelesene Rechnung aus der Liste. Das Löschen ist nur möglich, solange die Rechnung noch nicht gespeichert und zu verarbeitet wurde.
DMS Archivierung (Zusatzpaket)
Bei der Belegerzeugung wird automatisch der Originalbeleg in das Sage DMS System abgelegt.
Was wird (noch) nicht unterstützt?
Rechnungen im UBL Format
Anzeige von Anhängen im XML
Selbsterstellte Gutschriften nach §14 Abs 2 Satz 2 UstG (Typ 389)
Beginnend im November 2022 löst SWIFT die bisherigen MT-Nachrichten durch ISO20022-konforme MX-Meldungen ab. Der Parallelbetrieb ist bis Nov 2025 vorgesehen.
Das neue Format ISO 20022 wird für den Auslandszahlungsverkehr in Deutschland optional angeboten.
Ab Nov. 2024 wird in Deutschland allen wirtschaftlich Tätigen eine Wirtschafts-Identifikationsnummer nach § 139d AO zugeteilt.
Zur Hinterlegung der Wirtschafts-Identifikationsnummer wurde in deutschen Mandanten ein neues Feld mit der Bezeichnung “W-IdNr. + U-Merkmal” in den “Mandanteneinstellungen” im Register “Umsatzsteuer” implementiert.
Im Rahmen einer elektronisch unterstützten Betriebsprüfung sind neben Daten aus dem Entgeltabrechnungsprogramm auch Daten der Finanzbuchhaltung elektronisch zu übermitteln. Die prüfungsrelevanten Daten aus der Finanzbuchhaltung können bis Ende 2024 freiwillig übermittelt werden, danach ist die Übermittlung verpflichtend.
Die Sage 100 erstellt die euBP relevanten Daten in einem CSV-Format. Die Sage HR Suite liest die Daten und packt sie in eine Sendung.
In den <Stammdaten / Sachkonten> kann die Option zum “euBP Datenexport” gesetzt werden. Für die Ersteinrichtung kann komfortabel die Sachkontenschnelländerung mit individueller Selektion der Sachkonten genutzt werden. Der Export der Buchungen auf diesen Sachkonten erfolgt aus der Auskunft “euBP Datenexport” im Menüpunkt “Jahresabschluss”.
Der Dialog zum Import von E-Rechnungen steht in der Warenwirtschaft und im Rechnungswesen zur Verfügung. Im Rechnungswesen werden die in der Datenvorschau geprüften Daten zur Erstellung einer Buchung verwendet:
Je nachdem, ob die E-Rechnung eine oder mehrere Positionen beinhaltet, wird die Erfassung der Buchung in Form einer Einzel- bzw. SDIV-Aufteilungsbuchung vorgenommen. Der Buchungserfassungsdialog wurde um einen zusätzlichen Modus zur Verarbeitung von E-Rechnungen erweitert in dem Datenfelder des Buchungssatzes automatisch vorbelegt sind und Rechnungsdaten zu Informationszwecken in den Details der Buchung dargestellt werden.
Bei Übernahme der E-Rechnungsdaten in die Buchungserfassung entsteht noch kein vollständiger Buchungssatz. Fehlende Daten (wie z.B. Sachkonten) werden durch Hinweismeldungen leichter erkennbar. Es finden Prüfungen auf Gesamtbetragsabweichung und Zahlungsbetragsabweichung von E-Rechnung und Buchung statt.
Im Falle von Aufteilungsbuchungen wird pro Rechnungsposition eine Buchungszeile gebildet. Sollen Positionen mit gleichen Steuersätzen auf ein Konto zusammengefasst werden, wird dies durch eine zusätzliche Programmfunktion erleichtert.
Gutschriften werden durch Soll-/ Haben-Tausch berücksichtigt.
In einem neuen Grundlagendialog können Einstellungen zur Ermittlung der Buchungsperiode und der Vorbelegung des Buchungstextes vorgenommen werden.
Als Ergänzung zur Saldenliste steht ab sofort die „Saldenauskunft Sachkonten“ im Bereich „Auskünfte“ zur Verfügung. In dieser Auskunft können die Jahresverkehrszahlen und Buchungen innerhalb eines Geschäftsjahres angezeigt werden.
Analog zu den Listen-Elementen stehen in den Baum-Elementen die Exporte “CSV (nur Daten)” und “XML (nur Daten)” zum Export der “Rohdaten” zur Verfügung.
Analog zu den Listen-Elementen stehen in den meisten neuen Berichten die Exporte “CSV (nur Daten)” und “XML (nur Daten)” zum Export der “Rohdaten” zur Verfügung. Explizit von diesem Export sind insbesondere die Korrespondenzformulare (Rechnung etc.) ausgenommen.
Bei mehreren Datenquellen werden für die Neben-Datenquellen weitere CSV-/XML-Dateien erzeugt (“…-1”, “…-2“, etc.).
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