Sage 100 E-Rechnung FAQ

Im Zuge der Einführung der E-Rechnungspflicht zum 1. Januar 2025 stellen sich auch nach dem neuen neuen Release der Sage 100 in der Version 9.0.8 einige Fragen. Viele davon haben wir bereits in unserem Webcast vom 13. November behandelt. weiterhin haben wir ein Sage 100 E-Rechnung FAQ erstellt. Dieses können Sie hier direkt herunterladen >> Sage 100 E-Rechnung FAQ.

Ansonsten finden Sie auch alle Fragen direkt hier im Blog!

Häufige Fragen zur Sage 100 und E-Rechnung

Ist es möglich in einem Sammelrechnungseingang mehrere Vorgänge zuzuordnen?
Dies ermöglichen wir noch nicht mit der Version 9.0.8.

Gibt es eine Möglichkeit, in den Stammdaten aller Kunden gleichzeitig auf ZUGFeRD umzustellen, ohne jeden Kunden einzeln aufzurufen?
Über die Kundenschnelländerung besteht ab 9.0.8 die Möglichkeit, eine automatisierte Umstellung vorzunehmen, in welcher Form (per Mail oder Anhang) die E-Rechnungen versendet werden sollen.

Ist ein Workflow/Freigabeprozess für die E-Rechnung geplant?
Sage bietet zum Thema Workflow/Freigabeprozesse u.a. Drittlösungen zur Sage 100 an. Sprechen Sie hierzu Ihren Sage Fachhandelspartner an.

Warum ist die Telefonnummer ein Pflichtfeld?
Die Pflichtfelder helfen im Prozess der E-Rechnung eine gute Datenqualität bei der Rechnungsbearbeitung sicherzustellen. Hierzu gibt es Vorgaben, um die eindeutige Zuordnung der gesetzlich geforderten Informationen zu erfüllen.

Wir sind ein Ingenieurbüro und erstellen unsere Honorarrechnungen nach HOAI (auch als xRechnung) in einer extra Software und buchen die in der Sage 100 nur als Ausgangsrechnung. Wird das auch noch möglich sein?
Das Buchungsverhalten wurde nicht verändert. Nur der Umgang (Empfang, Einlesen und Verarbeiten) mit E-Rechnungen.

Wenn ich eine Rechnung importiere in Rechnungswesen, wie kann ich es als PDF ausdrucken, da ich gewohnt bin, alles auszudrucken für Zahlungen, die ich mit einem Bezahlt Stempel versehe.
Es bleibt Ihnen überlassen, die E-Rechnungen (sofern sie als Hybride ZUGFeRD Rechnung) bei Ihnen eingehen, auszudrucken, mit einem Buchungsstempel zu versehen und zu verbuchen. Allerdings ist klar geregelt, dass die E-Rechnung im Originalformat aufbewahrt werden muss.

Wenn Eingangsrechnungen nicht automatisch ins Rechnungswesen übergeben werden, kann die Rechnung dann trotzdem ausgedruckt, manuell bearbeitet und kontiert werden?
Ja, der Druck wird auch weiterhin wie bisher funktionieren.

E-Rechnung muss ab 01.01.2025 empfangen werden können, die Ausgangsrechnung muss aber erst ab 2027 gesendet werden. Wie kann ich 2025 E-Rechnungen empfangen, wenn die Ausgangsrechnung von meinem Lieferanten aber erst in 2027 geschrieben werden muss. Das ist für mich irgendwie widersprüchlich.
Der Gesetzgeber bietet hierzu Übergangsfristen an. So können Sie bereits seit 2018 mit der Sage 100 E-Rechnungen erstellen. Hier besteht kein Widerspruch.

Also werden die E-Rechnungen nicht in Sage 100 ohne DMS gespeichert, bzw. aufbewahrt?
Bei Einsatz eines Sage DMS werden die E-Rechnungen automatisch im DMS archiviert. Wird kein DMS eingesetzt, muss der Steuerpflichtige für die revisionssichere Archivierung der E-Rechnungen in digitaler Form selbstständig Sorge tragen. Im Standard legt Sage die E-Rechnungen im Filesystem ab, dass Sie zuvor über die Grundlagen angelegt/ausgewählt haben.

E-Mail-Archivierung via DMS, wer ist der Ansprechpartner?
Sprechen Sie bitte hierzu Ihren Sage Fachhandelpartner an.

Muss man über ein DMS verfügen oder bittet die Sage 100 eine andere Möglichkeit, die E-Rechnungen ordnungsgemäß nach GoBD aufzubewahren, bzw. speichern?
Muss ich das DMS angebunden haben, um die Rechnungen zu importieren?
Nein, es besteht keine Verpflichtung zum Einsatz eines DMS. Allerdings muss der Steuerpflichtige die digitale Aufbewahrung sicherstellen. Hierzu eignet sich ein DMS selbstverständlich hervorragend. Sprechen Sie gern Ihren Sage Fachhandelspartner an.

Ist die gezeigte Funktionalität auch für Sage 50 Handwerk Professional verfügbar?
Ja, auch in Sage 50 Handwerk ist es möglich E-Rechnungen zu erstellen, empfangen, einzulesen und zu verarbeiten.

Kann der E-Rechnungsimport ZUGFeRD der Version 2.3 verarbeiten?
Für die E-Rechnungspflicht wird ZUGFeRD ab Version 2.0 benötigt. In der Sage 100 konnten wir die Version 2.3 nicht implementieren, da die Sage 100 Version 9.0.8 bereits Feature Complete erreichte, als die Version von der FERD-Community freigegeben wurde.

Reicht auch die Steuernummer anstatt die UST-ID?
Steuernummer und Umsatzsteuer-ID sind steuerliche Identifikationsnummern, über die das Finanzamt die Rechnungen an Unternehmen zuordnen kann. Bei Rechnungsstellung an Kunden in Deutschland ist die Steuernummer auf der Rechnung anzugeben.
Hat Ihr Kunde seinen Unternehmenssitz allerdings im EU-Ausland, müssen Sie unter gewissen Umständen die Umsatzsteuer-ID auf der Rechnung angeben. Das ist beispielsweise dann der Fall, wenn Sie und Ihr Kunde beide umsatzsteuerpflichtige Regelunternehmer sind.
Mit Gründung des Unternehmens erhalten Sie automatisch eine Steuernummer mitgeteilt, während die Umsatzsteuer-ID beim Bundeszentralamt für Steuern explizit zu beantragen ist. Daher sind diese Angaben auch für die E-Rechnungen relevant.

Muss ich meine Kunden über die Einführung der E-Rechnung informieren? Wenn ja, in welcher Form?
Unsere Empfehlung lautet klar ja! Nehmen Sie Ihre Mitarbeiter, Lieferanten und Kunden mit auf die digitale Reise und informieren Sie möglichst frühzeitig darüber, wie Ihr Unternehmen zukünftig die neuen gesetzlichen Anforderungen erfüllt.

Gibt es eine Möglichkeit den Empfang und Versand von E-Rechnungen im Demomandanten zu testen?
Da wir die Funktionalität mit der Version 9.0.8 ab Anfang November zur Verfügung stellen, werden Ihnen die neuen Dialoge zum E-Rechnungsimport auch im Demomandanten zur Verfügung stehen.

Für die Kunden mit haptischer Ablage und Freigabeprozess: kann aus der Ansicht ausgedruckt werden?
Sie können auch weiterhin Rechnungen erstellen und diese ausdrucken. Am Druckprozess haben wir keine Änderung vorgenommen.

Wie funktioniert der Posteingangsstempel bei E-Rechnungen in der Sage100?
Es gibt keinen Posteingangsstempel in der Sage 100.

Wie wird ab dem 01.01.25 visuell zwischen einer normalen PDF-Rechnung (Übergangszeit bis 31.12.27) und einer elektronischen Rechnung ZUGFeRD unterschieden? Dabei wird ebenfalls ein PDF mit XML Datei übermittelt.
Das ZUGFeRD Format ist eine Hybride Form. In der Ansicht wird das Dokument im PDF-Viewer angezeigt. Die eingebettete xml wird als Anhang angezeigt. Hier ist der gravierende Unterschied. Ein normales PDF wird weiterhin die Rechnung darstellen, jedoch fehlt der Anhang, der jedoch für die digitale Weiterverarbeitung benötigt wird. Eine Anzeige des PDFs verändert sich nicht.

Sie nennen hier verschiedene ZUGFeRD Versionen als EN16931 kompatibel, 2.1.1 und 2.2. Auf der Webseite von ZUGFeRD gibt es 2.1, 2.2, 2.3 jeweils auch als EN 16931 kompatibel. Worauf beziehen sich also die Angabe der Version in Ihrer Präsentation?
Wie wird die zu importierende E-Rechnung geprüft? Was passiert, wenn die Rechnung Fehler in der Struktur aufweist oder andere Anforderungen nicht erfüllt, wie PDF/A-3?”
Hierzu wurden für die Sage 100 entsprechende Prüfmechanismen implementiert. Sollte eine Rechnung Fehler in der Struktur aufweisen, wird die Rechnung mit einer entsprechenden Meldung abgebrochen.

Müssen private Unternehmen (B2C) auch damit rechnen, dass sie xRechnungen eingangsseitig verarbeiten müssen?
Das Wachstumschancengesetz hat klar formuliert, dass das ab 01.01.2025 in Kraft tretende Gesetz rein für den B2B Markt gilt. Weder für B2C noch für B2G und es besagt lediglich, dass der Empfang von E-Rechnungen ermöglicht werden muss.