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Viele Unternehmen beschäftigen sich derzeit intensiv mit der Einführung einer digitalen Personalakte. Kein Wunder: Ab dem 01.01.2027 gelten neue gesetzliche Anforderungen an die elektronische Führung bestimmter Entgeltunterlagen. Wer noch nicht umgestellt hat, sollte jetzt handeln.
Doch mit der Einführung der digitalen Personalakte endet die Digitalisierung der Personalabteilung nicht. Vielmehr beginnt jetzt der nächste Schritt.
In der Praxis zeigt sich häufig: Personalabteilungen möchten Dokumente schneller ablegen, Stammdaten automatisch synchronisieren und Office-Dokumente direkt aus der Personalakte bearbeiten. Außerdem wünschen sich viele Unternehmen einen effizienteren Versand von Lohndokumenten.
Genau hier setzt Sage HR Suite Digitale Personalakte Plus an. Die Erweiterung unterstützt Unternehmen dabei, ihre digitale Personalakte sinnvoll auszubauen und zahlreiche HR-Prozesse weiter zu automatisieren.
Mit der digitalen Personalakte schaffen Unternehmen die Grundlage für rechtskonforme und digitale Personalprozesse.
Zu den Vorteilen gehören:
Ausführliche Informationen zur gesetzlichen Pflicht und zur Einführung finden Sie in unserem Beitrag:
👉 Sage HR Suite Digitale Personalakte – gesetzliche Pflicht ab 2027
Nach der Einführung beginnt die eigentliche Optimierung.
Viele Personalabteilungen verbringen weiterhin viel Zeit mit
Dadurch steigt der Verwaltungsaufwand unnötig. Außerdem entstehen häufiger Fehler oder Medienbrüche.
Sage HR Suite Digitale Personalakte Plus automatisiert viele dieser Arbeitsschritte. So profitieren Personalabteilungen von einheitlichen Abläufen und gewinnen gleichzeitig Zeit für wichtigere Aufgaben.
Ändern sich beispielsweise Name, Abteilung oder Standort eines Mitarbeitenden in der Sage HR Suite, übernimmt die Erweiterung diese Informationen automatisch in die digitale Personalakte.
Dadurch bleiben sämtliche Stammdaten konsistent. Gleichzeitig entfällt die doppelte Pflege verschiedener Systeme. Änderungen stehen sofort dort zur Verfügung, wo sie benötigt werden.
Digitale Personalakten wachsen über viele Jahre.
Deshalb sollten Dokumente einheitlich benannt werden. So finden Personalverantwortliche Unterlagen deutlich schneller wieder und behalten auch bei umfangreichen Personalakten jederzeit den Überblick.
Die Erweiterung unterstützt frei definierbare Dokumententitel, beispielsweise auf Basis von Personalnummer, Name und Dokumentenart.
Office-Dokumente lassen sich direkt aus der digitalen Personalakte öffnen und bearbeiten.
Anschließend speichert das System die aktualisierte Version automatisch wieder im Archiv. Dadurch entfällt das manuelle Hochladen, während gleichzeitig sämtliche Änderungen nachvollziehbar dokumentiert bleiben.
Gerade bei der Digitalisierung bestehender Papierakten oder beim Import größerer Dokumentenmengen spart die Massenablage viel Zeit.
Mehrere Dokumente können gemeinsam verarbeitet und automatisch den richtigen Mitarbeitenden zugeordnet werden. Dadurch sinkt der Bearbeitungsaufwand erheblich und die Digitalisierung großer Aktenbestände gelingt deutlich schneller.
Auch beim Versand von Lohndokumenten unterstützt die Erweiterung die Personalabteilung.
Je nach Versandart können Dokumente automatisch digital oder postalisch bereitgestellt werden. Dadurch reduzieren Unternehmen den manuellen Aufwand und schaffen gleichzeitig einheitliche sowie nachvollziehbare Prozesse.
Die Erweiterung eignet sich insbesondere für Unternehmen,
Kurz gesagt:
Wer die gesetzlich vorgeschriebene digitale Personalakte einführt, profitiert häufig auch von einer weitergehenden Automatisierung der täglichen HR-Prozesse.
Ein Unternehmen mit 500 Mitarbeitenden führt zunächst die digitale Personalakte ein.
Bereits nach wenigen Monaten zeigt sich jedoch, dass weiterhin zahlreiche Routineaufgaben manuell erledigt werden.
Dazu gehören beispielsweise:
Mit Sage HR Suite Digitale Personalakte Plus automatisiert das Unternehmen diese Abläufe. Dadurch spart die Personalabteilung wertvolle Zeit, reduziert Fehlerquellen und gewinnt Freiraum für strategische Aufgaben.
Für die gesetzliche Pflicht ist die digitale Personalakte der entscheidende Schritt. Viele Unternehmen stellen anschließend jedoch fest, dass zusätzliche Automatisierungsfunktionen den täglichen Verwaltungsaufwand deutlich reduzieren.
Nein. Sage HR Suite Digitale Personalakte Plus ergänzt die bestehende digitale Personalakte und erweitert diese um zahlreiche Automatisierungsfunktionen.
Ja. Bereits vorhandene Dokumente und Archive können weiterhin genutzt werden. Gleichzeitig lassen sich Dokumententitel und Strukturen vereinheitlichen.
Ja. Gerade Unternehmen mit wachsendem Dokumentenaufkommen profitieren von automatisierten Prozessen und einer einheitlichen Dokumentenverwaltung.
Mit der Einführung der digitalen Personalakte erfüllen Unternehmen einen wichtigen gesetzlichen Meilenstein.
Wer jedoch dauerhaft effizient arbeiten möchte, sollte seine HR-Prozesse anschließend konsequent weiterentwickeln.
Sage HR Suite Digitale Personalakte Plus ergänzt die digitale Personalakte um intelligente Automatisierungsfunktionen – von der Stammdatensynchronisation über die Massenablage bis hin zur strukturierten Dokumentenverwaltung.
Dadurch entsteht aus einer digitalen Ablage eine moderne und leistungsfähige Personalverwaltung, die den Arbeitsalltag spürbar erleichtert und gleichzeitig die Datenqualität verbessert.
Als Sage Platinum Partner und Teil der Software Partners Group, einer der erfolgreichsten Sage-Partnerorganisationen Deutschlands, unterstützen wir Unternehmen bei der Einführung der digitalen Personalakte und bei der weiteren Digitalisierung ihrer HR-Prozesse.
Wir zeigen Ihnen gerne, wie Sie Ihre Personalverwaltung Schritt für Schritt automatisieren – von der gesetzlichen Pflicht bis hin zu einer vollständig digitalisierten und effizienten HR-Abteilung.
Sprechen Sie uns gerne an – wir beraten Sie unverbindlich und zeigen Ihnen die Lösung live.
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