Feldzuordnungen Sage 100 E-Rechnung 

Warum sind E-Rechnungen unverzichtbar?

E-Rechnungen sind kein Trend, sondern eine gesetzliche Pflicht. Seit dem 27. November 2020 müssen Lieferanten des Bundes ihre Rechnungen digital übermitteln. Doch das ist erst der Anfang! Ab 2025 müssen auch Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen austauschen. Wer sich frühzeitig darauf einstellt, spart Zeit, reduziert Fehler und sorgt für reibungslose Abläufe.

Doch eine E-Rechnung ist mehr als eine PDF-Datei. Sie wird im strukturierten XML-Format übermittelt, damit die Daten automatisch in den Buchhaltungssystemen des Empfängers verarbeitet werden. Damit das gelingt, müssen die Felder in Sage 100 exakt den richtigen Positionen in der XML-Datei zugeordnet werden. Die gesammelten Videos und Blogbeiträge zur Sage 100 und Rechnung finden Sie in unserem vorangegangenen Blog.

Wichtig! Die hier beschriebenen Feldzuordnungen sind in der Sage 100 alle bereits hinterlegt und als Kunde müssen Sie hier nichts weiter manuell einrichten. Dieser Blogbeitrag dient ausschließlich der technischen Beschreibung, welches Feld Ihrer Sage 100 in welchem XML-Feld der E-Rechnung landet.

Wie funktioniert die Feldzuordnung in der Sage 100?

Die Feldzuordnungen Sage 100 E-Rechnung Versand bestimmen, welche Informationen aus der Sage 100 an welche Stellen der XML-Rechnung übergeben werden. Dabei gibt es Pflichtfelder, die immer befüllt sein müssen, sowie optionale Felder, die für zusätzliche Informationen genutzt werden können.

Wer hier Fehler macht, riskiert, dass die Rechnung nicht anerkannt oder sogar abgelehnt wird. Deshalb ist es essenziell, dass die Feldzuordnungen in der Sage 100 exakt passen.

Diese Felder müssen korrekt zugeordnet sein

1. Rechnungsnummer und Rechnungsdatum – Ohne sie geht nichts!

• Sage 100 Feld: Rechnungsnummer
• XML-Feld: <ram:ID>
• Business-Term: BT-1
• Pflichtfeld: Ja

Jede Rechnung muss eine eindeutige Nummer haben, damit sie korrekt identifiziert werden kann. Auch das Rechnungsdatum gehört zu den wichtigsten Angaben. Dieses wird im Feld <ram:IssueDateTime> mit dem Business-Term BT-2 gespeichert.

2. Rechnungstyp – Rechnung oder Gutschrift?

• Sage 100 Feld: Belegtyp
• XML-Feld: <ram:TypeCode>
• Business-Term: BT-3
• Pflichtfeld: Ja

Nicht jede Rechnung ist eine normale Ausgangsrechnung. Es gibt auch Gutschriften und Stornorechnungen. Damit das Buchhaltungssystem des Empfängers die richtige Art erkennt, wird der Rechnungstyp eindeutig als Code hinterlegt. 380 steht für eine normale Rechnung, 384 für eine Gutschrift.

3. Kundenadresse – Die richtigen Daten sind entscheidend

• Sage 100 Feld: Kundenadresse
• XML-Felder:
  • Name: <ram:BuyerTradeParty><ram:Name> (BT-44)
  • Straße: <ram:BuyerTradeParty><ram:PostalTradeAddress><ram:LineOne> (BT-50)
  • PLZ: <ram:BuyerTradeParty><ram:PostalTradeAddress><ram:PostcodeCode> (BT-53)
  • Ort: <ram:BuyerTradeParty><ram:PostalTradeAddress><ram:CityName> (BT-52)
  • Land: <ram:BuyerTradeParty><ram:PostalTradeAddress><ram:CountryID> (BT-55)

Fehlerhafte oder unvollständige Adressdaten führen dazu, dass die Rechnung nicht verarbeitet werden kann. Deshalb müssen alle Angaben exakt mit den Kundendaten in der Sage 100 übereinstimmen.

4. Umsatzsteuerangaben – Ohne Steuer keine korrekte Rechnung

• Sage 100 Feld: Umsatzsteuersatz
• XML-Feld: <ram:ApplicableTradeTax><ram:RateApplicablePercent>
• Business-Term: BT-152
• Pflichtfeld: Ja

Die Umsatzsteuer muss korrekt berechnet und ausgewiesen werden. Das XML-Feld <ram:ApplicableTradeTax> enthält den Steuersatz in Prozent, während das Feld <ram:CategoryCode> die Steuerart angibt. In Deutschland ist das fast immer „VAT“ (Value Added Tax).

5. Rechnungspositionen – Exakte Zuordnung für jeden Artikel

• Sage 100 Felder: Artikelnummer, Bezeichnung, Menge, Nettopreis
• XML-Felder:
  • Artikelnummer: <ram:SpecifiedTradeProduct><ram:SellerAssignedID> (BT-155)
  • Bezeichnung: <ram:SpecifiedTradeProduct><ram:Name> (BT-153)
  • Menge: <ram:BilledQuantity unitCode="XXX"> (BT-129)
  • Preis: <ram:NetPriceProductTradePrice><ram:ChargeAmount> (BT-146)

Jede Rechnungsposition muss klar definiert sein. Dazu gehören die Artikelnummer, eine aussagekräftige Beschreibung, die exakte Menge und der Nettopreis.

6. Zahlungsinformationen – Damit das Geld ankommt

• Sage 100 Feld: Bankverbindung
• XML-Felder:
  • IBAN des Verkäufers: <ram:PayeePartyCreditor/FinancialAccount><ram:IBANID> (BT-84)
  • BIC des Zahlungsdienstleisters: <ram:PayeeSpecifiedCreditorFinancialInstitution><ram:BICID> (BT-86)
  • Fälligkeit: <ram:SpecifiedTradeSettlementHeaderMonetarySummation><ram:DuePayableAmount> (BT-115)

Zahlungsinformationen müssen korrekt und vollständig hinterlegt sein, damit die Rechnung reibungslos beglichen werden kann.

Fazit – Feldzuordnungen Sage 100 E-Rechnung Versand richtig nutzen

Wer in der Sage 100 die E-Rechnung nutzen will, muss die Feldzuordnungen exakt einstellen. Nur so lassen sich Fehlermeldungen vermeiden, die Verarbeitung beschleunigen und gesetzliche Vorgaben einhalten.

Die Feldzuordnungen Sage 100 E-Rechnung Versand sind der Schlüssel für einen reibungslosen Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen. Wer frühzeitig umstellt, profitiert von automatischen Prozessen, weniger Verwaltungsaufwand und mehr Sicherheit bei der Rechnungsverarbeitung.

Falls du Fragen hast oder Unterstützung brauchst, stehen wir dir gerne mit Rat und Tat zur Seite!

Download PDF “Sage 100 und deren Feldzuordnungen für die E-Rechnung”