Sage HR Suite Digitale Personalakte: Gesetzliche Pflicht ab 2027

Die Sage HR Suite Digitale Personalakte wird für viele Unternehmen in den kommenden Jahren unverzichtbar. Der Grund liegt vor allem in neuen gesetzlichen Anforderungen. Diese verpflichten Arbeitgeber zunehmend dazu, Personalunterlagen digital zu führen und revisionssicher zu archivieren.

Besonders relevant wird der 01.01.2027. Ab diesem Zeitpunkt endet eine wichtige Übergangsregelung. Unternehmen müssen dann bestimmte Entgeltunterlagen vollständig elektronisch verwalten. Papierordner sind in diesen Fällen nicht mehr zulässig.

Viele Unternehmen beschäftigen sich daher aktuell intensiv mit einer Digitalen Personalakte. Die Sage HR Suite bietet hierfür eine leistungsstarke und vollständig integrierte Lösung.

Gesetzliche Änderungen: Papierakten laufen aus

Seit dem 01.01.2022 besteht bereits die gesetzliche Verpflichtung zur elektronischen Führung bestimmter Entgeltunterlagen. Diese Regelung basiert auf der Beitragsverfahrensverordnung (BVV).

Aktuell profitieren viele Arbeitgeber noch von einer Übergangsregelung. Diese erlaubt es, bestimmte Unterlagen weiterhin in Papierform aufzubewahren.

Diese Übergangsphase endet jedoch bald.

Ab dem 01.01.2027 gilt:

• Papierakten sind für bestimmte Entgeltunterlagen nicht mehr zulässig

• Unterlagen müssen elektronisch archiviert werden

• Dokumente müssen jederzeit prüfbar und revisionssicher vorliegen

• Unternehmen müssen die Daten digital bereitstellen können

Die gesetzliche Grundlage findet sich in § 8 Abs. 3 BVV.

Für Unternehmen bedeutet das:
Die Digitalisierung der Personalakte ist keine Option mehr – sie wird zur Pflicht.

Was ist eine Digitale Personalakte?

Eine Digitale Personalakte (DPA) ist die elektronische Verwaltung sämtlicher Personalunterlagen eines Mitarbeiters.

Dazu gehören beispielsweise:

• Arbeitsverträge

• Zusatzvereinbarungen

• Lohnabrechnungen

• Krankmeldungen

• Zeugnisse

• Weiterbildungsnachweise

• Bewerbungsunterlagen

Alle Dokumente werden strukturiert im System abgelegt. Sie lassen sich jederzeit schnell finden und revisionssicher archivieren.

Mit der Sage HR Suite Digitalen Personalakte geschieht dies direkt innerhalb der HR-Software.

Vorteile der Sage HR Suite Digitalen Personalakte

Unternehmen profitieren in vielen Bereichen von einer digitalen Lösung.

Deutlich schnellere Prozesse

Die Suche nach Dokumenten in Papierordnern entfällt vollständig.
Personalunterlagen lassen sich innerhalb von Sekunden aufrufen.

HR-Abteilungen sparen dadurch erheblich Zeit.

Automatische Archivierung von Dokumenten

Besonders komfortabel ist die automatische Archivierung.

Dokumente können direkt aus der Lohnabrechnung in die digitale Personalakte übernommen werden. Dadurch entsteht ein vollständig digitaler Personalprozess.

Mitarbeitende können Dokumente selbst hochladen

Ein weiterer Vorteil ist die Einbindung der Mitarbeitenden.

Über entsprechende Funktionen können Mitarbeiter eigene Dokumente hochladen, zum Beispiel:

• Krankmeldungen

• Bescheinigungen

• Fortbildungsnachweise

Die Dokumente werden automatisch in der richtigen Personalakte gespeichert.

DSGVO-konforme Verwaltung durch Rollen- und Rechtekonzept

Datenschutz spielt im HR-Bereich eine zentrale Rolle.

Die Sage HR Suite bietet ein ausgefeiltes Rollen- und Rechtekonzept. Dadurch kann genau festgelegt werden, wer welche Dokumente sehen oder bearbeiten darf.

So bleibt die gesamte Personalakte DSGVO-konform und revisionssicher.

Webinar zur Digitalen Personalakte: Große Nachfrage

Das Thema Digitale Personalakte in der Sage HR Suite stößt aktuell auf enormes Interesse.

In unserem kostenlosen Webinar am vergangenen Dienstag haben wir gezeigt:

• wie die digitale Personalakte funktioniert

• wie Dokumente automatisch archiviert werden

• wie Mitarbeitende und Führungskräfte eingebunden werden

• wie Unternehmen sich optimal auf die gesetzlichen Anforderungen vorbereiten

Die Resonanz war überwältigend.

Viele Teilnehmer stellten konkrete Fragen zur Umsetzung im eigenen Unternehmen.

Webinar-Aufzeichnung: Digitale Personalakte in der Sage HR Suite

Wer das Webinar verpasst hat, kann sich die komplette Aufzeichnung hier ansehen:

Im Video zeigen wir praxisnah:

• Aufbau der digitalen Personalakte

• automatische Dokumentenarchivierung

• Integration in die Lohnabrechnung

• Einbindung von Mitarbeitenden

• DSGVO-konforme Rechteverwaltung

Das Webinar bietet einen sehr guten Einstieg in das Thema.

Neues kostenloses Webinar am 23.04.2026

Aufgrund der großen Nachfrage bieten wir ein weiteres kostenloses Webinar zur Sage HR Suite Digitalen Personalakte an.

📅 Termin: 23. April 2026
🎥 Format: Online Webinar
💡 Teilnahme: kostenlos

>> Link zur Anmeldung

Im Webinar zeigen wir erneut:

• die wichtigsten Funktionen der Digitalen Personalakte

• konkrete Praxisbeispiele

• Vorbereitung auf die gesetzliche Verpflichtung ab 2027

• Tipps für eine erfolgreiche Einführung

Die Teilnehmer können zudem ihre individuellen Fragen stellen.

Warum DESK der richtige Partner für Sage HR Lösungen ist

Die Einführung einer Digitalen Personalakte sollte immer mit einem erfahrenen Partner erfolgen.

Die DESK Software & Consulting GmbH gehört zu den erfahrensten Sage Partnern im deutschsprachigen Raum.

Wir sind:

• Sage Platinum Partner

• seit vielen Jahren auf Sage HR Lösungen spezialisiert

• einer der bestbewerteten Sage Partner

• erfahren in der Einführung komplexer HR-Prozesse

Viele Unternehmen vertrauen bereits auf unsere Expertise bei der Digitalisierung ihrer Personalprozesse.

Unser Team begleitet Projekte von der Planung bis zur erfolgreichen Einführung.

Jetzt Webinarplatz sichern oder Beratung anfragen

Die gesetzliche Verpflichtung zur digitalen Führung bestimmter Personalunterlagen rückt näher.

Unternehmen sollten sich frühzeitig mit einer Digitalen Personalakte beschäftigen.

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Gerne zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Personalverwaltung effizient, digital und gesetzeskonform aufstellen. Sprechen Sie uns über den Chat oder das Kontaktformular an!