OCR Erkennung bei Eingangsrechnungen (Sage 100)
19. August 2021
Sascha Breithecker

@deskfirm

Die Sage 100 gibt es auch mit OCR Erkennung bei Eingangsrechnungen!

Eingangsrechnungen erhalten Sie wahrscheinlich täglich, meist sogar mehrfach und über die verschiedensten Kanäle – per Post, per Mail…. Noch dazu kommen die elektronischen Rechnungen in unterschiedlichen Formaten – als PDF, als ZUGGeRD, als xRechnung oder als gescanntes Dokument.

Wenn diese Dokumente bei Ihnen nun in “Postmappen” zur Freigabe durchs Haus wandern und am Ende manuell in der Buchhaltung gebucht werden, dann lesen Sie bitte weiter.

Sage 100 e-Invoice Prozess

Egal auf welchem Weg die Rechnungen bei Ihnen eingehen – Sie sammeln diese zukünftig nur noch und legen diese in einem Ordner ab. Dieser Ordner wird kontinuierlich auf neuen Inhalt geprüft. Alle Dokumente werden per OCR-Texterkennung ausgelesen und aufbereitet.

Im Anschluss daran landen alle Eingangsrechnungen in Ihrer Sage 100. Dabei wurden Lieferant, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Bruttorechnungsbetrag, Nettorechnungsbetrag, Steuer, etc bereits erkannt. Sofern angegeben sogar Ihre Artikel, Bestellung, Projekte, etc.

Durch feste Zuordnung der Mitarbeiter in Freigabeprozess wird dieser entweder manuell oder automatisiert angestoßen und alle Beteiligten bekommen Ihre “digitale Rechnungsmappe” – egal ob Einkäufer, Projektleiter oder die Buchhaltung.

Übersicht der zu prüfenden Rechnungen
Sage e-Invoice
Einstellung der Prüfbeteiligten – gerne auch mehrstufig

Zur Freigabe der Rechnung sieht der “Prüfer” in der Sage 100 Rechnungsprüfung 2.0 alle Daten auf einen Blick.

Sage 100 Rechnungsprüfung 2.0
Sage 100 Rechnungsprüfung 2.0

Alle Informationen in der Maske sind durch die OCR-Erkennung bereits ausgelesen und mit Ihren Stammdaten abgeglichen. Auf Wunsch können nun fehlende Angaben manuell vom Prüfer ergänzt werden – z.B. Projektnummern, Sachkonten, Kostenstellen. Wenn diese bereits in Ihrer Bestellung enthalten waren, werden diese natürlich automatisch verknüpft.

Nach erfolgter Freigabe durch alle eingestellten Instanzen wird die Eingangsrechnung automatisch im Sage 100 Rechnungswesen verbucht oder an DATEV übergeben

Sage 100 digitaler Rechnungseingangsprozesshttps://youtu.be/XXa7B5irXvw

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