Rechnungsfreigabe früher – analog

In vielen Unternehmen findet die Rechnungsfreigabe und -Prüfung auch heute noch analog statt. Rechnungen kommen dabei auf den verschiedensten Wegen im Unternehmen an – per Post, per Mail oder eventuell als Download auf dem jeweiligen Lieferantenportal. Im Anschluss werden alle eingegangenen Rechnungen, ob digital oder nicht erst einmal analog gemacht – man druckt sie alle aus und packt sie in Unterschriftenmappen für die jeweiligen Chefs oder Projektleiter zur Freigabe zusammen.

Rechnungsfreigabe heute – digital

Stellen Sie sich vor es ist egal wo und wie Ihre Rechnungen reinkommen. Am Ende müssen Sie nur in einem Ordner landen und werden dort automatisch ausgelesen. Selbst analoge, gescannte Rechnungen! Lieferanten werden automatisch erkannt, Bankverbindungen, Positionen, Mengen und Preise – niemand muss das mehr manuell erfassen. Danach werden auch keine Mappen mehr für die jeweiligen Chefs oder Projektleiter gepackt. Dies wird digital zugewiesen. Der zuständige Mitarbeiter erhält eine Mail und kann nun alle Rechnungen in einer App prüfen, freigeben oder ggf. reklamieren.

von der Freigabe zur Buchung

Bei der Sage 100 digitalen Rechnungsfreigabe kann der jeweilige Freigeber im Rahmen seiner Rechte auch Änderungen und Korrekturen vornehmen. So kann er unter anderem Aufteilungen auf Projekte zuweisen oder verhandelte Rabatte ergänzen. Nach erfolgter Freigabe wird – je nach Einstellung – die Eingangsrechnung direkt in das Rechnungswesen übergeben und verbucht. Selbstverständlichen gehen die Originalbelege dabei nicht verloren. Sofern das Sage 100 DMS im Einsatz ist, werden alle Lieferantenrechnungen ordentlich zur Buchung abgelegt. Sollte Ihre Buchhaltung das vier Augen Prinzip bevorzugen, kann selbstverständlich vor der Verbuchung noch einmal eine Kontrollinstanz vorgeschaltet werden.

voller Überblick für die Buchhaltung

Kennen Sie das auch? Lieferanten senden Ihnen Mahnungen und niemand in Ihrem Haus weiß so richtig ob die Rechnung noch zur Freigabe auf irgendeinem Schreibtisch liegt oder ob diese nie angekommen ist. Mit der Sage 100 digitalen Rechnungsfreigabe haben Sie jederzeit den Überblick wo sich gerade die Lieferantenrechnungen befinden. Ebenso können sich Widervorlagen für Skontofristen legen um in den Genuss dieser “Rabatte” zu kommen.

Sage 100 Rechnungsfreigabe – welche brauche ich?

Mit der professionellen kaufmännischen Softwarelösung von Sage haben Sie die Wahl. Für die digitale Rechnungsfreigabe in der Sage 100 gibt es mehrere Lösungen die jeweils alle Ihre Vorzüge haben. Dabei ist es wichtig, dass einige Punkte vorab abgewogen werden. Sprechen Sie uns hierzu gerne an.