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Die Sage 100 E-Rechnung erhält eine wichtige Bestätigung: Der Verband elektronische Rechnung (VeR) hat die Sage 100 mit dem neuen Qualitätssiegel „E-Rechnung bereit für den Handel“ ausgezeichnet.
Das Siegel bestätigt, dass die geprüfte Lösung besondere Anforderungen des Handels an den elektronischen Rechnungsaustausch unterstützt. Laut Sage gilt die Auszeichnung für die Sage 100 ab Version 9.0.12.
Für Unternehmen ist das eine gute Nachricht. Denn ab 2027 verschärfen sich die Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung im deutschen B2B-Geschäft.
Dabei geht es um weit mehr als das Erstellen einer XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung. Entscheidend ist, dass Unternehmen elektronische Rechnungen zuverlässig empfangen, erstellen, versenden und weiterverarbeiten können.
DESK unterstützt Sage-100-Anwender bei der vollständigen Umsetzung der E-Rechnung – vom Rechnungsausgang über den Rechnungseingang bis zur automatisierten Rechnungsprüfung und Freigabe.
Das neue Qualitätssiegel „E-Rechnung bereit für den Handel“ wurde vom Verband elektronische Rechnung gemeinsam mit führenden Handelsunternehmen entwickelt.
Dazu gehören unter anderem die REWE Group, OBI, BAUHAUS und weitere Handelsunternehmen.
Der Hintergrund: Eine E-Rechnung kann technisch korrekt sein und trotzdem wichtige Informationen für die automatische Verarbeitung beim Empfänger vermissen lassen.
Gerade große Handelsunternehmen benötigen häufig zusätzliche Angaben, um Rechnungen automatisch mit Bestellungen, Lieferungen und Artikeln abzugleichen.
Deshalb berücksichtigt das Qualitätssiegel insgesamt 39 relevante Datenfelder der europäischen E-Rechnungsnorm EN 16931.
Davon betreffen elf Felder allgemeine Pflichtangaben beziehungsweise bedingt erforderliche Informationen. Weitere 28 Felder berücksichtigen zusätzliche Anforderungen des Handels.
Dazu gehören beispielsweise:
Das Qualitätssiegel wird nicht allein aufgrund einer Herstellererklärung vergeben. Vielmehr müssen die geprüften Funktionen in einem definierten Prüfverfahren nachgewiesen werden.
Die Auszeichnung ist deshalb ein wichtiges Signal für Sage-100-Anwender, die Rechnungen an große Handelsunternehmen übermitteln.
Weitere Informationen finden Sie direkt beim Verband elektronische Rechnung (VeR).
Viele Unternehmen haben sich zunächst darauf konzentriert, überhaupt eine elektronische Rechnung erzeugen zu können.
Doch das allein reicht für effiziente Geschäftsprozesse häufig nicht aus.
Ein Beispiel:
Ein Lieferant stellt einem Handelsunternehmen eine elektronische Rechnung aus. Diese enthält zwar die gesetzlich notwendigen Rechnungsinformationen, jedoch keine eindeutige Bestellreferenz.
Der Rechnungsempfänger kann die Rechnung möglicherweise nicht automatisch dem richtigen Einkaufsvorgang zuordnen.
Die Folge können Rückfragen, manuelle Prüfungen und verzögerte Freigaben sein.
Eine technisch gültige E-Rechnung ist deshalb nicht automatisch eine Rechnung, die sich beim Kunden ohne Nacharbeit verarbeiten lässt.
Genau hier setzt das neue VeR-Qualitätssiegel an.
Für Unternehmen, die ihre Rechnungen mit Sage 100 erstellen, ist die Auszeichnung deshalb mehr als eine technische Bestätigung.
Sie zeigt, dass die geprüfte Lösung auch wichtige Anforderungen realer Handelsprozesse berücksichtigt.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen.
Für die Ausstellung von E-Rechnungen gelten dagegen Übergangsregelungen.
Ab dem 1. Januar 2027 endet die allgemeine Übergangsfrist für die Ausstellung sonstiger Rechnungen.
Damit müssen viele Unternehmen bei entsprechenden inländischen B2B-Umsätzen auf strukturierte elektronische Rechnungen umstellen.
Wichtig ist jedoch eine Ausnahme: Rechnungsaussteller mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro können die Übergangsregelung grundsätzlich noch bis Ende 2027 nutzen.
Auch für bestimmte EDI-Verfahren bestehen besondere Übergangsregelungen.
Spätestens jetzt sollten Unternehmen deshalb prüfen, ob ihre Rechnungsprozesse die gesetzlichen Anforderungen erfüllen.
Ausführliche Informationen zu den gesetzlichen Grundlagen und zur Umsetzung finden Sie in unserem zentralen Beitrag:
Sage 100 E-Rechnung – alle Informationen auf einen Blick
Wer die E-Rechnungspflicht nicht rechtzeitig umsetzt, riskiert mehr als zusätzlichen Verwaltungsaufwand.
Besonders kritisch können die Auswirkungen auf Rechnungsprüfung, Vorsteuerabzug und Zahlungseingang sein.
Eine ordnungsgemäße Rechnung ist grundsätzlich eine wichtige Voraussetzung für den Vorsteuerabzug.
Wenn nach Ablauf der anwendbaren Übergangsfrist eine gesetzlich erforderliche E-Rechnung fehlt, kann dies Probleme beim Vorsteuerabzug des Rechnungsempfängers verursachen.
Der Kunde kann deshalb eine Berichtigung der Rechnung verlangen.
Dabei ist wichtig: Ein fehlerhaftes Rechnungsformat führt nicht automatisch zum endgültigen Verlust des Vorsteuerabzugs. Unter bestimmten Voraussetzungen sind Berichtigungen und weitere Nachweise möglich.
Dennoch entsteht vermeidbarer Aufwand.
Für Unternehmen sollte deshalb klar sein: Die ordnungsgemäße Ausstellung einer E-Rechnung ist keine freiwillige Komfortfunktion.
Besonders große Geschäftskunden verfügen häufig über automatisierte Rechnungsprüfungsprozesse.
Fehlen erforderliche Angaben oder können Rechnungen nicht verarbeitet werden, sind Rückfragen und Beanstandungen möglich.
Unternehmen müssen Rechnungen dann möglicherweise korrigieren und erneut übermitteln.
Das verursacht zusätzliche Arbeit auf beiden Seiten.
Besonders unangenehm wird es, wenn Rechnungen aufgrund fehlender Informationen nicht zeitnah verarbeitet werden.
Eine verzögerte Rechnungsprüfung kann auch die Freigabe und anschließende Zahlung verzögern.
Gerade bei größeren Rechnungsvolumina kann dies die Liquiditätsplanung belasten.
Deshalb betrachten wir die E-Rechnung nicht nur als gesetzliche Verpflichtung.
Sie ist auch ein wichtiger Bestandteil funktionierender Zahlungs- und Geschäftsprozesse.
Für Sage-100-Anwender beginnt die Umsetzung häufig beim Rechnungsausgang.
Unternehmen müssen prüfen, ob ihre vorhandene Sage-100-Version, die eingesetzten Module und die notwendigen Einstellungen für die gewünschten E-Rechnungsformate geeignet sind.
Zu den wesentlichen Themen gehören:
Gerade bei Unternehmen mit großen Handelskunden können darüber hinaus individuelle Anforderungen bestehen.
Deshalb reicht es nicht immer, lediglich eine technische Funktion zu aktivieren.
Vielmehr sollte der komplette Ausgangsrechnungsprozess geprüft werden.
Wie Sie die E-Rechnung in Sage 100 einrichten können, erklären wir ausführlich hier:
Sage 100 E-Rechnung schon heute einrichten – so geht’s
Gerne unterstützen wir Sie bei Bedarf – sprechen Sie uns gerne an (sbreithecker@desk-firm.de)
Die E-Rechnung betrifft nicht nur den Versand.
Auch eingehende Rechnungen müssen verarbeitet werden.
Dabei sollten Unternehmen zwischen dem reinen Empfang und einer vollständig digitalisierten Eingangsrechnungsverarbeitung unterscheiden.
Eine elektronische Rechnung kann beispielsweise folgende Schritte durchlaufen:
Rechnung empfangen → Daten prüfen → Bestellung zuordnen → Freigabe durchführen → Buchung vorbereiten → archivieren
Je nach Unternehmen können zusätzliche Anforderungen entstehen.
Dazu gehören beispielsweise mehrstufige Freigaben, Kostenstellen, Kontierung, Bestellabgleich oder die Übergabe an ein Dokumentenmanagementsystem.
Für Sage 100 gibt es unterschiedliche Lösungen, mit denen sich diese Prozesse automatisieren lassen.
Dazu gehören Sage-nahe Rechnungsprüfungen ebenso wie spezialisierte Lösungen für die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung.
Einen konkreten Ansatz zeigen wir in unserem Beitrag:
Sage 100 elektronische Rechnungseingangsverarbeitung
Ein besonders interessantes Thema ist die Verbindung von E-Rechnung und automatisierter Rechnungsprüfung.
Denn eine Rechnung muss nicht nur empfangen und technisch verarbeitet werden.
In vielen Unternehmen benötigen Eingangsrechnungen zunächst eine sachliche oder kaufmännische Freigabe.
Genau dafür stehen zusätzliche Lösungen zur Verfügung.
Mit dem Sage 100 Komfortpaket E-Rechnung und der ergänzenden Rechnungsprüfung 3.0 von DESK können Unternehmen beispielsweise digitale Freigabeprozesse innerhalb ihrer Sage-100-Umgebung unterstützen.
Dadurch lassen sich manuelle Abstimmungen und papierbasierte Umläufe reduzieren.
Weitere Informationen zu dieser Kombination finden Sie hier:
Sage 100 Komfortpaket E-Rechnung inklusive Rechnungsprüfung
Entscheidend ist dabei nicht, möglichst viele zusätzliche Module einzusetzen.
Vielmehr sollte die Lösung zu den vorhandenen Prozessen und dem Rechnungsvolumen passen.
Die E-Rechnung ist kein isoliertes Softwarethema.
Sie betrifft Einkauf, Verkauf, Warenwirtschaft, Rechnungswesen und häufig auch das Dokumentenmanagement.
Deshalb sollte die Umsetzung nicht ausschließlich aus einer technischen Aktivierung bestehen.
Als mehrfach ausgezeichneter Sage Platinum Partner unterstützt DESK Unternehmen bei der Einführung und Optimierung ihrer Sage-100-E-Rechnungsprozesse.
Dabei betrachten wir beide Seiten:
Rechnungsausgang: Wie erstellen und versenden Sie gesetzeskonforme E-Rechnungen, die auch die Anforderungen Ihrer Geschäftskunden berücksichtigen?
Rechnungseingang: Wie empfangen, prüfen, bearbeiten, buchen und archivieren Sie elektronische Rechnungen möglichst effizient?
Je nach Anforderung können dabei unterschiedliche Lösungen zum Einsatz kommen.
Unsere Aufgabe ist es, die geeigneten Funktionen auszuwählen, in Ihre vorhandene Sage 100 zu integrieren und die Abläufe aufeinander abzustimmen.
Das gilt sowohl für Unternehmen, die ihre E-Rechnung erstmals einführen, als auch für Sage-100-Anwender, die bereits eine Lösung nutzen und ihre Prozesse weiter automatisieren möchten.
Ja. Sage 100 unterstützt die Verarbeitung elektronischer Rechnungen. Der konkrete Funktionsumfang hängt von der eingesetzten Version, den Modulen und den Einstellungen ab.
Zusätzlich wurde Sage 100 mit dem VeR-Qualitätssiegel „E-Rechnung bereit für den Handel“ ausgezeichnet.
Das Siegel bestätigt, dass die konkret geprüfte Lösung wichtige Anforderungen des Handels an den elektronischen Rechnungsaustausch unterstützt.
Grundlage sind 39 handelsrelevante Datenfelder der EN 16931.
Die allgemeine Übergangsfrist endet am 31. Dezember 2026.
Für bestimmte Rechnungsaussteller mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro sowie für bestimmte EDI-Verfahren gelten Übergangsregelungen bis Ende 2027.
Ja. Sage 100 bietet entsprechende Funktionen. Die benötigten Voraussetzungen und Einstellungen hängen von der vorhandenen Systemumgebung ab.
Ja. Dafür stehen verschiedene Lösungswege zur Verfügung.
Neben dem Empfang können beispielsweise Belegerkennung, Rechnungsprüfung, Freigabe und Buchungsvorbereitung automatisiert werden.
Nicht grundsätzlich. Häufig lässt sich die bestehende Sage-100-Umgebung entsprechend aktualisieren oder erweitern.
Welche Maßnahmen notwendig sind, hängt von der eingesetzten Version und den Anforderungen ab.
Ja. DESK unterstützt Sage-100-Anwender bei der Einrichtung elektronischer Ausgangsrechnungen sowie bei der Auswahl und Integration geeigneter Lösungen für die Eingangsrechnungsverarbeitung.
Die Auszeichnung der Sage 100 mit dem VeR-Qualitätssiegel „E-Rechnung bereit für den Handel“ ist ein wichtiges Signal.
Sie zeigt, dass die geprüfte Lösung nicht nur grundlegende Anforderungen an elektronische Rechnungen unterstützt. Auch zusätzliche Anforderungen des Handels werden berücksichtigt.
Für Unternehmen kommt diese Auszeichnung zu einem wichtigen Zeitpunkt.
Denn mit dem Auslaufen der allgemeinen Übergangsfrist zum Jahresende 2026 gewinnt die elektronische Rechnungsstellung weiter an Bedeutung.
Wer seine Prozesse nicht rechtzeitig vorbereitet, riskiert zusätzliche Arbeit, Rechnungsbeanstandungen und mögliche Zahlungsverzögerungen.
Gleichzeitig bietet die E-Rechnung eine große Chance.
Unternehmen können nicht nur gesetzliche Anforderungen erfüllen, sondern ihren gesamten Rechnungseingang und Rechnungsausgang effizienter gestalten.
Mit Sage 100 steht dafür eine leistungsfähige ERP-Basis zur Verfügung.
DESK unterstützt Sie dabei, die passenden Funktionen und Erweiterungen auszuwählen und in Ihre bestehenden Geschäftsprozesse zu integrieren.
Sie nutzen Sage 100 und möchten sicherstellen, dass Ihre Rechnungsprozesse für 2027 vorbereitet sind?
Oder Sie möchten Ihren Rechnungseingang und Rechnungsausgang stärker automatisieren?
Dann sprechen Sie mit uns.
Wir prüfen gemeinsam Ihre vorhandene Sage-100-Umgebung und betrachten unter anderem:
Anschließend zeigen wir Ihnen, welche Lösungen für Ihr Unternehmen sinnvoll sind.
Haben Sie noch Fragen zur Sage 100 E-Rechnung? Sprechen Sie uns an. DESK begleitet Sie bei der Umsetzung – vom elektronischen Rechnungsausgang bis zum vollständig digitalisierten Rechnungseingang.
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