Sage 100 Verfahrensdokumentation – Warum ist das wichtig?

Die Sage 100 Verfahrensdokumentation ist zentral für Unternehmen, die ihre Buchhaltung digital abwickeln. Ohne diese Dokumentation drohen gravierende Probleme, insbesondere bei Betriebsprüfungen. Doch warum genau ist diese Dokumentation so entscheidend? Und welche Inhalte gehören unbedingt dazu?

Was ist eine Verfahrensdokumentation?

Die Sage 100 Verfahrensdokumentation beschreibt ausführlich alle Prozesse im Unternehmen, die mit der elektronischen Datenverarbeitung und Archivierung zusammenhängen. Diese Dokumentation garantiert, dass Prozesse nachvollziehbar, unveränderbar und vollständig bleiben.

Rechtliche Grundlagen – Verfahrensdokumentation unverzichtbar

Laut GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) ist eine korrekte Verfahrensdokumentation Pflicht. Sie schützt Unternehmen bei steuerlichen Prüfungen vor möglichen Schätzungen oder sogar der Verwerfung der gesamten Buchführung.

Hierbei beschreibt das Dokument den organisationsspezifischen und revisionssicheren Zustand des Systems und dient externen Prüfern wie Wirtschaftsprüfern oder Betriebsprüfern als Grundlage für ihre Prüfung.

Wesentliche Inhalte einer Verfahrensdokumentation

Die Dokumentation sollte klar strukturiert sein und alle relevanten technischen und organisatorischen Aspekte abdecken. Dazu gehören:

• Allgemeine Unternehmensbeschreibung: Zielsetzungen, Organisationsstruktur und genutzte Systeme.
• Technische Systemdokumentation: Welche Hard- und Software im Einsatz sind und wie diese genutzt werden.
• Prozessbeschreibung: Darstellung der Abläufe, von der Erfassung bis zur Archivierung von Belegen.
• Datensicherheits- und Löschkonzepte: Schutz vor Datenverlust und unbefugter Veränderung.
• Internes Kontrollsystem (IKS): Regelmäßige Kontrollen zur Sicherstellung der Prozessintegrität.

Diese Checkliste von Sage bietet eine hilfreiche Grundlage für die Erstellung der Verfahrensdokumentation und verdeutlicht, welche Aspekte besonders beachtet werden sollten. Hier geht’s zur Checkliste.

Vorteile der Sage 100 Verfahrensdokumentation

Eine klare Verfahrensdokumentation bietet zahlreiche Vorteile:

• Rechtssicherheit: Schützt Unternehmen vor Sanktionen bei Prüfungen.
• Transparenz: Ermöglicht ein einfaches Nachvollziehen aller Prozesse.
• Qualitätssicherung: Vermeidet Fehler durch klar definierte Abläufe.

Gerade im Bereich der Beleg-Digitalisierung ist eine standardisierte Vorgehensweise unerlässlich. Eine Muster-Verfahrensdokumentation, wie sie beispielsweise die Bundessteuerberaterkammer und der Deutsche Steuerberaterverband entwickelt haben, hilft dabei, typische Fehler zu vermeiden und alle wichtigen Schritte systematisch zu dokumentieren. Sage 100 Muster-Verfahrensdokumentation zur Beleg-Digitalisierung

Verfahrensdokumentation – Praxisbeispiel Digitalisierung

Ein wichtiger Bestandteil ist das sogenannte “Ersetzende Scannen”. Dokumente, die ursprünglich in Papierform existieren, werden digitalisiert und archiviert. Damit diese digitalisierten Belege rechtlich anerkannt bleiben, ist eine detaillierte Beschreibung des Scanvorgangs, inklusive Qualitätskontrolle und Integritätssicherung, zwingend erforderlich.

Fazit: Sage 100 Verfahrensdokumentation sichert den Unternehmenserfolg

Die Sage 100 Verfahrensdokumentation ist unverzichtbar für eine rechtskonforme, transparente und sichere digitale Buchführung. Sie schützt nicht nur vor rechtlichen Risiken, sondern sorgt auch für klare, nachvollziehbare Prozesse in Unternehmen. Eine gut gepflegte Dokumentation ist somit mehr als nur Pflicht – sie ist ein echter Wettbewerbsvorteil.

Investieren Sie Zeit in Ihre Sage 100 Verfahrensdokumentation – Ihr Unternehmen wird es Ihnen danken.

Verfahrensdokumentation Checkliste

Sage 100 Muster-Verfahrensdokumentation zur Beleg-Digitalisierung