Sage 100 digitale Rechnungsprüfung

“Keine Buchung ohne Beleg” – kaum eine Aussage verkörpert eines der zentralen Prinzipien der GoBD besser als dieser alte Buchungsgrundsatz. Die Sage 100 digitale Rechnungsprüfung hilft Ihnen dabei, diesen Grundsatz von Anfang bis Ende zu beherzigen.

Rechnungsprüfung/-freigabe analog

Wie war es denn früher oder ist es in Teilen heute noch. Rechnungen kommen per Mail (zentral oder dezentral) oder auf dem Postweg. Die Rechnungen werden an der “Zentrale gesammelt und von mit einem Eingangsstempel sowie dem Stempel für die Vorkontierung versehen. Danach werden Mappen für die verschiedenen Mitarbeiter, welche Rechnungen freigeben dürfen oder müssen zusammengestellt und physisch verteilt. Nach dem alle Mappen hoffentlich vollständig wieder zurück sind, gehen diese in die Buchhaltung und werden dort vorkontiert und im Anschluss gebucht.

Risiken manueller Rechnungsprüfung

In der Regel birgt der manuelle Prozesse eine Reihe von Risiken oder Fallstricken. hier haben hier mal eine kleine Auswahl zusammengestellt:

• Rechnungen werden zur Klärung aus der Mappe entnommen und bleiben liegen
• Skontofristen werden verpasst
• die Buchhaltung hat keinen Überblick über die Rechnungen im Umlauf
• Rechnungsrecherche ist nur über die Buchungssätze möglich

Die Liste ließe sich sicherlich um viele weitere Punkte erweitern.

Vorteile der Sage 100 digitale Rechnungsprüfung

Die Vorteile der Sage 100 digitale Rechnungsprüfung liegen dabei auf der Hand. Egal auf welchem Weg die Rechnungen eingehen, sie werden in einem Mailpostfach und/oder Ordner abgelegt. Postrechnungen kann der Scanner direkt in diesen ablegen. Eine Texterkennungssoftware (OCR) liest den kompletten Inhalt aus und verschlagwortet diesen. Zusätzlich wird über eindeutige Merkmale der Lieferant ermittelt (UStID, Bankverbindung, Telefon, Mail, etc). Sofern es eine Bestellung in der Sage 100 Warenwirtschaft gibt, kann auch diese erkannt und die Preise und Mengen abgeglichen werden. Die Zentrale weiß digital dem “Rechnungsprüfer” seine zu prüfenden Rechnungen zu. Dieser kann dann eventuell fehlende Daten wie Projekt, Kostenstellen, Kostenträger, Budgets ergänzen. Sollte die Rechnung falsch sein oder Fehler enthalten, kann diese auch direkt digital reklamiert werden.

Sofern gewünscht und wenn der Prozess es vorsieht, kann selbstverständlich auch ein Workflow integriert werden (4-Augenprizip, Eingangsrechnungen ab 10.000 Euro muss immer ein Geschäftsführer mit freigeben, oder ähnliches). Die dann freigegebene Rechnung wird automatisch vorkontiert und im Sage 100 Rechnungswesen (sofern Datev-Schnittstelle eingerichtet ist, auch gerne im Datev) gebucht.

Jederzeit den Überblick

Bei allem, behalten Sie mit der Sage 100 digitale Rechnungsprüfung stets den Überblick. Alle Rechnungen die sich im Umlauf befinden können jederzeit abgefragt werden. Eine automatische Erinnerung ist dabei ebenso selbstverständlich wie ein Hinweis auf den Verfall von Skontofristen. Ihre Buchhaltung wird es Ihnen in jedem Fall danken – denn, ruft zukünftig ein Lieferant an und fragt wann seine Rechnung bezahlt wird, weiß jeder sofort auf wessen digitalem Schreibtisch sie zur Bearbeitung liegt.

Alles digital bis zum Schluss

Das Erzeugen der Buchung im Rechnungswesen erfolgt selbstverständlich inklusive der digitalen Ablage des entsprechenden Buchungsbeleges im Dokumentenmanagement. Auch den Freigabeprozess können Sie jederzeit wieder einsehen. Alle Rechnungen sind dabei im Volltext durchsuchbar.
Die Ablage der Dokumente zieht sich selbstverständlich bis ein alle Bereiche des Sage 100 Rechnungswesens durch. So können Sie die Belege auch bequem bei der Freigabe eines Zahllaufs einsehen aber selbstverständlich auch beim Lieferanten, auf dem Sachkonto, Kostenstelle, Kostenträger, etc.