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Wo sind eigentlich unsere Paletten?
Diese Frage klingt zunächst einfach. In der Praxis lässt sie sich jedoch nicht immer schnell beantworten. Europaletten, Gitterboxen und andere Ladungsträger gehen mit der Ware zum Kunden. Später kommen sie zurück – zumindest im Idealfall.
Doch welche Packmittel befinden sich noch beim Kunden? Welche wurden bereits zurückgegeben? Wie hoch ist der aktuelle Bestand? Und was passiert, wenn ein Kunde die Packmittel nicht zurückliefert?
Viele Unternehmen führen dafür separate Listen oder kontrollieren ihre Palettenkonten manuell. Mit einer Sage 100 Packmittelverwaltung lässt sich dieser Prozess dagegen direkt mit den Vorgängen der Warenwirtschaft verbinden.
Dadurch entsteht ein durchgängiger Ablauf von der Lieferung über die Rückgabe bis zur möglichen Berechnung nicht zurückgegebener Packmittel.
Paletten, Gitterboxen und andere Mehrwegverpackungen haben einen Wert. Deshalb sollten Unternehmen jederzeit wissen, wo sich diese Packmittel befinden.
Bei wenigen Lieferungen lässt sich das vielleicht noch manuell überblicken. Mit steigender Anzahl von Kunden, Lieferungen und Ladungsträgern wird das jedoch schwieriger.
Typische Fragen sind beispielsweise:
Genau an dieser Stelle setzt die Sage 100 Packmittelverwaltung an.
Statt eine separate Excel-Liste zu führen, verbindet sie die Packmittel mit den Vorgängen in der Sage 100.
Die Grundlage ist einfach: Ein Artikel wird im Artikelstamm als Packmittel gekennzeichnet.
Sobald ein entsprechend eingerichteter Artikel in einer Lieferscheinposition vorkommt, berücksichtigt ihn die Packmittelverwaltung.
Damit entsteht die Verbindung zwischen dem normalen Liefervorgang und der Verwaltung der Ladungsträger. Die Dokumentation sieht zudem eine Konfiguration der Belegarten vor. So können beispielsweise Lieferscheine und Sammellieferscheine in die Betrachtung einbezogen werden.
Dadurch muss der Anwender den Vorgang nicht noch einmal separat in einer Packmittelliste erfassen.
Die zentrale Übersicht zeigt die Packmittelvorgänge. Dabei kann unter anderem zwischen offenen und allen Vorgängen gefiltert werden.
So lässt sich beispielsweise nachvollziehen, welche Ladungsträger noch beim Kunden stehen.
Gerade bei einer größeren Anzahl von Kunden schafft das mehr Transparenz. Statt verschiedene Lieferscheine oder separate Listen zu durchsuchen, steht eine zentrale Übersicht zur Verfügung.
Das ist insbesondere für Unternehmen interessant, die regelmäßig mit folgenden Packmitteln arbeiten:
Welche Packmittel ein Unternehmen tatsächlich abbildet, hängt dabei von der jeweiligen Einrichtung ab.
Der große Vorteil liegt aus unserer Sicht nicht in einer einzelnen Funktion. Vielmehr entsteht der Nutzen durch den gesamten Ablauf.
Vereinfacht sieht der Prozess so aus:
Lieferung → Packmittel erfassen → offenen Bestand überwachen → Rückgabe → Rücklieferschein → Historie
Bleibt die Rückgabe aus, kann der Prozess weitergeführt werden:
offenes Packmittel → Mahnung → weiterhin keine Rückgabe → Berechnung
Damit wird aus einer einfachen Palettenliste ein integrierter Prozess innerhalb der Sage 100 Warenwirtschaft.
Gibt ein Kunde seine Packmittel zurück, sollte auch dieser Vorgang nachvollziehbar sein.
Über die Packmittelverwaltung kann für zurückgegebene Packmittel ein Rücklieferschein erstellt werden.
Dadurch bleibt die Rückgabe mit dem Vorgang verbunden.
Das ist ein wichtiger Unterschied zu einer einfachen Excel-Liste. Denn dort muss ein Mitarbeiter die Rückgabe manuell eintragen und gleichzeitig darauf achten, dass der richtige Kundenbestand angepasst wird.
Bei einer integrierten Lösung bleibt der Vorgang dagegen innerhalb der Sage 100.
Genau hier wird die Lösung aus meiner Sicht besonders interessant.
In der Praxis kommen Paletten, Behälter oder andere Ladungsträger nicht immer rechtzeitig zurück. Deshalb reicht es nicht aus, nur Lieferungen und Rückgaben zu erfassen.
Unternehmen müssen auch erkennen können, welche Packmittel weiterhin fehlen.
Für diesen Fall unterstützt die Packmittelverwaltung einen Mahnprozess. Bleiben Packmittel offen, kann eine verkaufsseitige Mahnung erstellt werden. Die betreffenden Packmittel erscheinen anschließend im Bereich „Mahnungen“.
Werden die Packmittel auch danach nicht zurückgegeben, können sie dem Kunden berechnet werden.
Damit entsteht ein klarer Prozess:
Ausliefern → Rückgabe überwachen → mahnen → gegebenenfalls berechnen
Gerade bei wertvollen Ladungsträgern kann das wirtschaftlich relevant sein.
Neben den aktuell offenen Vorgängen ist auch die Vergangenheit wichtig.
Deshalb bietet die Lösung eine Historie. Dort lässt sich nachvollziehen, welche Packmittel bereits geliefert wurden.
So entsteht eine nachvollziehbare Übersicht über die Packmittelbewegungen.
Das kann beispielsweise hilfreich sein, wenn ein Kunde einen Saldo hinterfragt oder wenn intern geklärt werden soll, wann bestimmte Packmittel ausgeliefert wurden.
Statt alte Listen, E-Mails und Lieferscheine zusammenzusuchen, stehen die Informationen zentral zur Verfügung.
Eine besonders praktische Funktion ist die Saldenliste.
Über die Packmittelverwaltung kann eine Saldenauflistung erstellt und anschließend an den Kunden geschickt werden. Die in der Dokumentation gezeigte Leergutmitteilung enthält unter anderem Packmittelart, Lieferschein, Rücklieferschein, Datum sowie erhaltene, zurückgegebene und berechnete Mengen. Außerdem wird der jeweilige Saldo ausgewiesen.
Damit lässt sich dem Kunden nachvollziehbar darstellen, welche Packmittel nach aktuellem Stand noch offen sind.
Gerade bei unterschiedlichen Auffassungen über Palettenbestände ist eine solche Übersicht hilfreich.
Statt lediglich mitzuteilen:
„Bei Ihnen fehlen noch vier Paletten.“
kann das Unternehmen dem Kunden eine nachvollziehbare Aufstellung zur Verfügung stellen.
Noch besser ist es natürlich, wenn offene Packmittel gar nicht erst in Vergessenheit geraten.
Dafür bietet die Lösung eine weitere interessante Möglichkeit.
Bei entsprechender Konfiguration können aktuell ausstehende Packmittel auf dem Belegdruck angezeigt werden. Die Dokumentation zeigt beispielsweise einen Beleg mit dem zusätzlichen Hinweis auf noch offene Packmittel.
Dadurch erhält der Kunde die Information direkt im Zusammenhang mit einem laufenden Geschäftsvorgang.
Das kann helfen, offene Rückgaben frühzeitig sichtbar zu machen.
Ein Unternehmen liefert Ware auf drei Mehrwegpaletten an einen Kunden.
Da die Paletten als Packmittel eingerichtet sind, erscheinen sie im Zusammenhang mit dem Liefervorgang in der Packmittelverwaltung.
Der Kunde gibt später zwei Paletten zurück. Daraufhin wird die Rückgabe über einen Rücklieferschein dokumentiert.
Eine Palette bleibt jedoch weiterhin beim Kunden.
Dieser offene Bestand bleibt sichtbar. Bei Bedarf kann das Unternehmen eine Saldenliste erstellen und dem Kunden zusenden.
Kommt die Palette trotzdem nicht zurück, lässt sich der Mahnprozess nutzen. Erfolgt weiterhin keine Rückgabe, kann die ausstehende Palette schließlich berechnet werden.
So bleibt der gesamte Vorgang nachvollziehbar.
Nicht jedes Unternehmen benötigt eine eigene Ladungsträgerverwaltung.
Besonders interessant ist die Lösung jedoch für Sage-100-Anwender, die regelmäßig wiederverwendbare Packmittel an Kunden ausgeben.
Dazu können beispielsweise Unternehmen aus folgenden Bereichen gehören:
Entscheidend ist weniger die Branche als der Prozess.
Wer regelmäßig Paletten, Behälter, Gitterboxen oder andere Ladungsträger ausliefert und später zurückerwartet, sollte deren Bestand nachvollziehbar verwalten können.
Eine Excel-Liste kann bei wenigen Vorgängen durchaus funktionieren.
Allerdings entsteht mit zunehmendem Volumen schnell zusätzlicher Aufwand.
Mitarbeiter müssen Lieferungen eintragen, Rückgaben nachpflegen und offene Mengen kontrollieren. Außerdem müssen sie Informationen aus der Sage 100 mit der separaten Liste abgleichen.
Eine integrierte Sage 100 Packmittelverwaltung setzt dagegen direkt bei den Belegen und Artikeln der Warenwirtschaft an.
Dadurch ergeben sich vor allem folgende Vorteile:
Somit wird die Packmittelverwaltung Teil des normalen ERP-Prozesses.
Mit einer entsprechenden Packmittelverwaltung können Paletten und andere Ladungsträger in die Prozesse der Sage 100 Warenwirtschaft eingebunden werden. Dafür werden die betreffenden Artikel als Packmittel gekennzeichnet.
Die Lösung arbeitet mit Artikeln, die im Artikelstamm als Packmittel gekennzeichnet werden. Dadurch ist die Verwaltung nicht auf eine einzelne Packmittelart beschränkt.
Wenn ein als Packmittel eingerichteter Artikel in einer relevanten Lieferscheinposition vorkommt, wird dieser in der Packmittelverwaltung angezeigt. Welche Belegarten berücksichtigt werden, lässt sich konfigurieren.
Ja. Für zurückgegebene Packmittel kann über die Packmittelverwaltung ein Rücklieferschein erstellt werden.
Die Übersicht dient dazu, Packmittelvorgänge darzustellen und kann auf offene Vorgänge gefiltert werden. Zusätzlich kann eine Saldenauflistung für den Kunden erstellt werden.
Für offene Packmittel ist ein Mahnprozess vorgesehen. Werden die Packmittel auch nach der Mahnung nicht zurückgegeben, können sie dem Kunden berechnet werden.
Ja. Eine Saldenliste beziehungsweise Leergutmitteilung kann erstellt und dem Kunden zugesendet werden.
Paletten und andere Ladungsträger gehören für viele Unternehmen zum täglichen Geschäft. Trotzdem läuft ihre Verwaltung häufig außerhalb des ERP-Systems.
Genau hier bietet eine Sage 100 Packmittelverwaltung einen interessanten Ansatz.
Packmittel lassen sich mit den Vorgängen der Warenwirtschaft verbinden. Dadurch können Unternehmen offene Bestände überwachen, Rücklieferungen dokumentieren und die Historie nachvollziehen.
Darüber hinaus lassen sich Kunden über Saldenlisten informieren. Bleibt eine Rückgabe trotzdem aus, kann ein Mahnprozess folgen. Schließlich können nicht zurückgegebene Packmittel berechnet werden.
Damit entsteht ein durchgängiger Prozess innerhalb der Sage 100 – von der ursprünglichen Lieferung bis zur Rückgabe oder Berechnung.
Dann lohnt sich ein Blick auf Ihre heutigen Abläufe.
Gemeinsam prüfen wir, wie Sie Paletten, Gitterboxen, Behälter und andere Ladungsträger direkt in Ihre Sage 100 Prozesse integrieren können.
Dabei geht es nicht nur um eine weitere Softwarefunktion. Viel wichtiger ist ein einfacher Prozess, bei dem offene Packmittel nicht mehr über separate Listen kontrolliert werden müssen.
Haben Sie noch Fragen zur Packmittelverwaltung mit der Sage 100? Sprechen Sie uns gerne an. Wir zeigen Ihnen, wie sich der Prozess in Ihrer Sage 100 abbilden lässt.
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