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Die Sage HR Suite Digitale Personalakte wird für viele Unternehmen spätestens mit Blick auf den 1. Januar 2027 zu einem wichtigen Projekt. Doch in der Praxis zeigt sich bei der Einführung immer wieder ein Problem: Die vorhandene Serverumgebung erfüllt die technischen Voraussetzungen nicht oder soll für die digitale Personalakte nicht zusätzlich erweitert werden.
Dann stellt sich schnell die Frage: Muss deshalb neue Serverhardware beschafft, Speicher erweitert oder die bestehende IT-Infrastruktur umgebaut werden?
Nein. Denn die digitale Personalakte der Sage HR Suite steht neben der klassischen Desktop- bzw. On-Premises-Variante auch als Cloud-Lösung zur Verfügung.
Dadurch können Unternehmen die digitale Personalakte einführen, ohne zusätzliche lokale Serverressourcen für das Archiv bereitstellen zu müssen.
Ab dem 1. Januar 2027 endet die Übergangsregelung zur elektronischen Führung bestimmter Entgeltunterlagen. Unternehmen sollten deshalb rechtzeitig prüfen, wie sie ihre Personalunterlagen künftig digital verwalten.
Was sich konkret ändert und warum Unternehmen jetzt handeln sollten, haben wir ausführlich in unserem bestehenden Beitrag erklärt:
Sage HR Suite Digitale Personalakte – gesetzliche Pflicht ab 2027, Webinar und Praxislösung
Zum Beitrag über die digitale Personalakte ab 2027
Allerdings zeigt sich bei der konkreten Projektplanung häufig erst, ob die vorhandene IT-Infrastruktur zur gewählten Variante passt.
Die klassische Desktop-Variante benötigt eine entsprechende lokale Infrastruktur.
Dazu gehören unter anderem ein separates Server-Setup, ausreichende Speicherkapazitäten und die erforderliche SQL-Server-Umgebung. Zudem muss das Archiv auf der kundeneigenen Infrastruktur betrieben und administriert werden.
Gerade bei älteren Serverlandschaften kann daraus ein unerwartetes Folgeprojekt entstehen.
Plötzlich geht es nicht mehr nur um die Einführung der digitalen Personalakte. Stattdessen müssen Unternehmen möglicherweise auch über
nachdenken.
Genau an diesem Punkt sollte die Cloud-Variante der Sage HR Suite Digitalen Personalakte geprüft werden.
Bei der Cloud-Variante erfolgt der Zugriff auf das Archiv online. Eine zusätzliche lokale Archivserver-Installation ist deshalb nicht erforderlich.
Damit verändert sich das Projekt erheblich.
Statt zunächst neue lokale Ressourcen bereitzustellen, kann das Unternehmen die digitale Personalakte über die Cloud-Infrastruktur nutzen. Für den Zugriff genügt grundsätzlich eine entsprechende Internetverbindung beziehungsweise der Browserzugriff.
Gerade wenn die bestehende Serverumgebung ohnehin in den kommenden Jahren erneuert werden soll, kann das ein entscheidender Vorteil sein.
Die folgende Übersicht basiert auf der uns vorliegenden Produktabgrenzung. Da sich einzelne technische Rahmenbedingungen ändern können, prüfen wir vor einem Projekt selbstverständlich den jeweils aktuellen Stand.
| Thema | Desktop / On-Premises | Cloud |
|---|---|---|
| Installation | Separates Server-Setup und benutzerbezogene Konfiguration erforderlich | Online-Archivzugriff einrichten; keine zusätzliche lokale Archivinstallation |
| SQL-Lizenzen für die dPA | Erforderlich | Keine zusätzlichen lokalen SQL-Lizenzen für das Cloud-Archiv |
| Einrichtung der dPA | Einrichtung über Sage Administration und Anwendung | Einrichtung über Sage Administration, Cloud-Administration und Anwendung |
| Berechtigungssystem | Steuerung über die Sage HR Suite | Steuerung über Sage HR Suite und Cloud-Berechtigungen |
| Datenspeicherung | Auf eigener Serverinfrastruktur | Speicherung im Rechenzentrum des Cloud-Dienstes |
| Hardwarebedarf | Server mit ausreichender Speicherkapazität erforderlich | Keine zusätzliche lokale Archivhardware; Zugriff über Internet |
| Systemzugriff | Zugriff auf lokalen Archivserver | Online-Zugriff über Webbrowser |
| Zusatzkomponenten | Unter anderem Mitarbeiterportal, Mandantenakte und Bewerberakte | Zusätzliche DMS-Funktionen wie Aufgaben, Suchvorlagen, Abonnements und facettierte Suche |
| Erweiterungsmöglichkeiten | DMS-Erweiterungen über zusätzliche Projekte möglich | Erweiterungen über das Cloud-/DMS-Ökosystem möglich |
| Berechtigungen / Datenschutz | Umfangreiches Berechtigungssystem über die HR Suite | Rollenbasierte Berechtigungen innerhalb der Cloud-Umgebung |
| Updates | Aktualisierung von Archiv und Sage HR Suite muss berücksichtigt werden | Archivupdates werden durch den Cloud-Betrieb zentral bereitgestellt |
| Aktenplan | Individuelle Anpassungen grundsätzlich möglich | Standardisierter Aktenplan; individuelle Anpassungsmöglichkeiten eingeschränkter |
Die Entscheidung sollte allerdings nicht ausschließlich aufgrund der Serverinfrastruktur getroffen werden.
Beide Varianten bieten zentrale Funktionen einer digitalen Personalakte. Dazu gehören beispielsweise:
Allerdings unterscheiden sich beide Varianten in einigen Detailfunktionen.
Nach der vorliegenden Funktionsübersicht bietet die Cloud-Variante unter anderem Funktionen, die innerhalb der Desktop-Variante teilweise nur über einen zusätzlichen Client oder nicht in gleicher Form zur Verfügung stehen.
Dazu gehören beispielsweise:
Damit kann die Cloud nicht nur ein Ausweg bei fehlender Serverkapazität sein. Sie kann zugleich zusätzliche Möglichkeiten für die tägliche Arbeit mit Dokumenten eröffnen.
Umgekehrt gibt es Funktionen, bei denen die klassische Desktop-Variante nach der vorliegenden Abgrenzung umfangreichere Möglichkeiten bietet.
Dazu gehören insbesondere:
Cloud ist deshalb nicht automatisch besser als On-Premises.
Entscheidend ist vielmehr, welche Variante zu den technischen Voraussetzungen und den gewünschten HR-Prozessen des jeweiligen Unternehmens passt.
Ein typisches Szenario sieht so aus:
Ein Unternehmen nutzt bereits seit Jahren die Sage HR Suite und möchte nun die digitale Personalakte einführen.
Bei der technischen Prüfung stellt sich jedoch heraus, dass der bestehende Server
Die Einführung der digitalen Personalakte würde dadurch plötzlich ein wesentlich größeres IT-Projekt auslösen.
In diesem Fall sollte die Cloud-Variante unbedingt als Alternative geprüft werden.
Denn möglicherweise lässt sich die digitale Personalakte einführen, ohne zunächst die lokale Serverlandschaft erweitern zu müssen.
Wir würden die Entscheidung nicht pauschal treffen.
Stattdessen sollten Unternehmen vor der Einführung vier Bereiche prüfen:
1. Bestehende IT-Infrastruktur
Ist die vorhandene Serverumgebung für die Desktop-Variante ausreichend dimensioniert?
2. Geplante IT-Strategie
Soll die lokale Serverlandschaft langfristig weiterbetrieben werden oder verlagert das Unternehmen ohnehin zunehmend Anwendungen in die Cloud?
3. Benötigte Funktionen
Welche Funktionen der digitalen Personalakte werden tatsächlich benötigt?
4. Administrationsaufwand
Möchte das Unternehmen Archivserver, Speicher, Updates und weitere Komponenten selbst betreiben oder diese Aufgaben reduzieren?
Erst danach lässt sich sinnvoll entscheiden.
Gerade mit Blick auf den 1. Januar 2027 sollte eine nicht passende Serverumgebung kein Grund sein, die Einführung immer weiter aufzuschieben.
Wenn die lokale Infrastruktur die Anforderungen nicht erfüllt, existiert mit der Sage HR Suite Digitalen Personalakte in der Cloud eine Alternative.
Dadurch können Unternehmen die notwendige Digitalisierung ihrer Personalunterlagen angehen, ohne gleichzeitig zwingend zusätzliche lokale Archivserver-Ressourcen aufzubauen.
Für das Cloud-Archiv muss keine zusätzliche lokale Archivserver-Infrastruktur bereitgestellt werden. Dadurch entfällt ein wesentlicher Teil der technischen Anforderungen der On-Premises-Variante.
Nach der vorliegenden Produktabgrenzung benötigt die Cloud-Variante für das Archiv keine zusätzlichen lokalen SQL-Lizenzen.
Nein. Die Entscheidung über die Bereitstellung der digitalen Personalakte und die Betriebsform der Sage HR Suite sind grundsätzlich getrennt zu betrachten. Die konkrete Systemlandschaft sollte jedoch vor der Einführung technisch geprüft werden.
Nein. Es bestehen Unterschiede. Während viele Kernfunktionen in beiden Varianten vorhanden sind, bieten Cloud und Desktop jeweils zusätzliche beziehungsweise unterschiedlich umgesetzte Funktionen.
Das hängt von der vorhandenen IT-Infrastruktur und den benötigten Funktionen ab. Bei fehlenden lokalen Serverressourcen kann die Cloud einen erheblichen Vorteil bieten. Benötigt ein Unternehmen dagegen bestimmte On-Premises-Funktionen oder individuelle Anpassungen, kann die Desktop-Variante sinnvoller sein.
Dann sollte zunächst geprüft werden, ob eine Erweiterung der vorhandenen Infrastruktur wirtschaftlich sinnvoll ist. Alternativ kann die Cloud-Variante der digitalen Personalakte die Einführung ohne zusätzliche lokale Archivserver-Ressourcen ermöglichen.
Die Einführung der Sage HR Suite Digitalen Personalakte sollte nicht daran scheitern, dass vorhandene Server die technischen Anforderungen der klassischen Desktop-Variante nicht erfüllen.
Mit der Cloud-Variante steht eine Alternative zur Verfügung, bei der Unternehmen keine zusätzliche lokale Archivserver-Infrastruktur bereitstellen müssen.
Allerdings sollte die Entscheidung nicht ausschließlich aufgrund der Technik fallen. Auch funktionale Unterschiede, Berechtigungen, Erweiterungsmöglichkeiten und die langfristige IT-Strategie spielen eine Rolle.
Deshalb empfehlen wir, Cloud und Desktop vor der Einführung gemeinsam zu vergleichen.
Dann muss das Projekt nicht zwangsläufig warten.
Als Sage Platinum Partner unterstützen wir Sie bei der Prüfung Ihrer bestehenden Systemumgebung und vergleichen gemeinsam mit Ihnen die Desktop- und Cloud-Variante der Sage HR Suite Digitalen Personalakte.
Dabei betrachten wir sowohl die technischen Voraussetzungen als auch Ihre gewünschten HR-Prozesse. Anschließend erhalten Sie eine klare Empfehlung, welche Variante für Ihr Unternehmen sinnvoll ist.
Sprechen Sie uns gerne an. Wir prüfen gemeinsam mit Ihnen, wie Sie die digitale Personalakte rechtzeitig und ohne unnötige Investitionen in Ihre bestehende IT-Infrastruktur einführen können.
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